Application for: Dư Nguyễn Nam Anh
PART 1: PERSONAL INFORMATION | |
| Full Name | Dư Nguyễn Nam Anh |
|---|---|
| Date of birth | March 20, 2004 |
| Phone | 0856789389 |
| Gender | Male |
| Program | ISB.BBUS |
| Year in University | 1st year |
| Class | DH48IBU07 |
| Student ID | 31221020689 |
| Student email | 31221020689@student.isb.edu.vn |
| Current Address | 44/6 Huỳnh Khương An, phường 05, quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh |
| Facebook Link | https://www.facebook.com/dng.namanh/ |
| Means of Transportation | Xe ôm công nghệ (Grab, Gojek, Be Bike,...) |
| How did you know this Recruitment? | Social Media Platforms, Friends/Word of Mouth |
| Hobbies | Sở thích lớn nhất của mình là đọc, việc đọc này không chỉ giới hạn ở đọc sách mà còn bao gồm luôn cả việc tìm tòi và đọc các tài liệu, bài báo trên các nền tảng thông tin như Google hay các trang mạng xã hội. Mình thích đọc trước hết là vì nhu cầu muốn mở rộng kiến thức, sau đó là để tự tìm hiểu về chính mình thông qua việc xác định những lĩnh vực, nội dung đem lại cho mình cảm giác hứng thú và nảy sinh nhu cầu tìm hiểu thêm. Việc đọc giúp mình thỏa mãn nhu cầu học hỏi, trau dồi vốn từ, đồng thời giúp mình rèn luyện khả năng tập trung. Thời gian đọc cũng vừa là thời gian học vừa là thời gian nghỉ ngơi của mình. Sở thích thứ hai của mình là dành thời gian khám phá những địa điểm mới ngoài không gian sống và làm việc quen thuộc. Mình rất thích đi du lịch, hoặc chỉ đơn giản là dành thời gian ở các địa điểm như viện bảo tàng, các không gian nghệ thuật. Đối với mỗi nơi mình đặt chân đến, mình có thể dành thời gian rất lâu để khám phá các ngóc ngách, ghi lại những hình ảnh về địa điểm hoặc con người ở đó như một cách lưu lại những dấu ấn về nơi mình đã đặt chân qua, và đôi khi mình còn dành thời gian để làm quen với những người mà mình có cơ hội gặp ở đó. Việc dành thời gian tìm hiểu về một địa điểm thông qua việc tự trải nghiệm đem lại cho mình rất nhiều điều bất ngờ và những khoảng thời gian này vừa là một cơ hội nghỉ ngơi vừa là cơ hội để mình có thêm những góc nhìn mới về những điều bình thường mình ít để ý, Mình còn một sở thích khác là làm quen, giao lưu và nói chuyện với những người bạn mới. Mình thích việc tương tác trực tiếp ngoài đời hơn là nhắn tin qua các nền tảng mạng xã hội, và những cuộc nói chuyện này luôn đem lại cho mình rất nhiều góc nhìn mới, giúp mình thắt chặt các mối quan hệ. Đồng thời, việc giao tiếp và tiếp xúc với nhiều người khác nhau cũng cho mình được biết nhiều hơn về cách mà người khác nhìn nhận về mình, qua đó mình có thể hiểu hơn về chính mình để tiếp tục phát triển bản thân. Những giao tiếp xã hội này còn giúp mình xây dựng rất nhiều mối quan hệ, và có cơ hội gặp được những người bạn, người anh, người chị mà sau này giúp đỡ mình rất nhiều trong các dự định tương lai. |
| Please insert Google Drive folder including your photo: | https://drive.google.com/file/d/1H9jQUcKle7kHRcj3LUE3Lwi0NAciucMP/view?usp=share_link |
PART 2: SELF-ASSESSMENT | |
1. SKILLS: | |
| a. Design & Edit | - Sử dụng Canva để design powerpoint: + Sử dụng thành thạo các tính năng cơ bản như soạn thảo văn bản, tạo đề mục, chèn hình ảnh. + Sử dụng được các tính năng hiệu ứng để tăng tính thu hút cho slides. + Có khả năng thẩm mỹ ở mức ổn để sắp xếp bố cục, đảm bảo tính trực quan. Mình xin để link một số file powerpoint mình đã làm ở đây trong trường hợp ISB Event Team có nhu cầu cần xem kĩ hơn để đánh giá: 1. [https://www.canva.com/design/DAFXcS89UgY/0BvnOj9HROkFujyCu81Haw/watch?utm_content=DAFXcS89UgY&utm_campaign=designshare&utm_medium=link&utm_source=publishsharelink]2. [https://www.canva.com/design/DAEVU5dEWq8/RyEv4aYpzM84AakZbAXxJA/watch?utm_content=DAEVU5dEWq8&utm_campaign=designshare&utm_medium=link&utm_source=publishsharelink]3. [https://www.canva.com/design/DAFXcpU7Zx4/TZCG6Q2x4lp66IgscmJlLA/watch?utm_content=DAFXcpU7Zx4&utm_campaign=designshare&utm_medium=link&utm_source=publishsharelink]4. [https://www.canva.com/design/DAFXctTJ-K0/ysBCo9Ld-CYv5g8AMxcFDQ/watch?utm_content=DAFXctTJ-K0&utm_campaign=designshare&utm_medium=link&utm_source=publishsharelink] |
| b. Photography | N/A |
| c. Microsoft Office | - Microsoft Word (9/10 - tự đánh giá): + Sử dụng thành thạo và ghi nhớ được các công cụ soạn thảo và căn chỉnh các văn bản cho dễ nhìn, dễ xác định các đề mục thông tin quan trọng. + Sử dụng thành thạo tính năng tạo lập hoặc chèn các công cụ phụ như bảng, đồ thị, hình ảnh để tăng tính trực quan cho văn bản khi cần thiết. + Sử dụng thạo các công cụ phụ để trang trí tiêu đề, thay đổi nền, chèn watermark cho văn bản. - Microsoft Excel (8/10 - tự đánh giá): + Sử dụng được các tính năng nhập liệu và soạn thảo cơ bản, có thể trang trí và căn chỉnh bảng tính để tăng tính trực quan và phục vụ cho mục đích sử dụng cần thiết. + Biết sử dụng các hàm tính cơ bản như SUM, AVG, tính Standard Deviation,... - Microsoft Powerpoint (8/10 tự đánh giá): + Biết cách làm slide và sử dụng các hiệu ứng cơ bản để tăng tính trực quan cho các slide. + Biết cách chèn hình ảnh, tạo tiêu đề, chèn bảng tính,... để phục vụ cho mục đích sử dụng khi cần thiết. |
| d. Technical skills | N/A |
| e. Special abilities | N/A |
| f. Soft skills | - Kĩ năng làm việc nhóm: + Thích nghi tốt với các nhóm làm việc khác nhau. + Tuân thủ tốt các yêu cầu và tiêu chuẩn chung được đề ra cho các thành viên nhóm. + Giao tiếp tốt để đảm bảo thông tin được truyền đạt liên tục trong quá trình làm việc. + Đảm bảo cập nhật tiến độ công việc cho nhóm trưởng theo từng khoảng thời gian cố định để đảm bảo các công việc cá nhân vẫn theo kịp và đồng bộ hóa với tiến độ công việc chung. - Kĩ năng quản lí và theo dõi đội nhóm (khi ở vị trí nhóm trưởng): + Đánh giá được các điểm mạnh, điểm yếu của các thành viên trong nhóm để phân chia khối lượng công việc. + Đặt mục tiêu phù hợp và phân bổ thời gian thực hiện hợp lí để đảm bảo lượng công việc dàn đều qua thời gian. + Sử dụng tích hợp được công cụ theo dõi quá trình làm việc để nắm tiến độ công việc như Trello hoặc Google Sheets. + Có khả năng giải quyết mâu thuẫn thông qua đối thoại trực tiếp để đảm bảo hòa khí. - Kĩ năng quản lí công việc: + Sử dụng thạo các công cụ theo dõi tiến độ công việc như Notion, Trello, Google Calendar. + Có thể chia nhỏ các đầu việc và lên mục tiêu làm việc cụ thể cho từng giai đoạn. + Quản lí thời gian tốt, đảm bảo có sự cân bằng giữa lượng công việc của việc học và các công việc cá nhân, các hoạt động ngoại khóa, để đảm bảo hiệu suất sản phẩm làm ra luôn từ mức chấp nhận được đến tốt nhất có thể. - Kĩ năng giao tiếp: + Lắng nghe chủ động và tiếp thu thông tin tốt. + Truyền đạt thông tin tốt qua lời nói, đảm bảo được lượng thông tin cần truyền đạt rõ ràng. + Sử dụng tốt các công cụ viết thông qua các nền tảng công nghệ để truyền đạt thông tin (email, tin nhắn,...). Trong quá trình giao tiếp bằng các hình thức này, đảm bảo thể hiện rõ các điểm chính và quan trọng cần chú ý, súc tích và không lan man. |
| g. Other skills | - Dựng mô hình, vẽ và làm các công việc hậu cần yêu cầu kĩ năng thủ công. Mình xin sử dụng lại một link tổng hợp một số sản phầm mình từng làm ở đây: [https://docs.google.com/document/d/1ssfWczplb9hkruMRMlPDXZbMc7ekPvOlOuaaG9K_Ukg/edit?usp=share_link] |
2. PERSONALITY: | |
| a. How do you describe yourself? | Xét về tính cách, dù khuôn mặt nghiêm túc của mình đem lại cho mọi người xung quanh một cảm giác khá khó gần, nhưng thực chất mình lại là một người rất hòa đồng, rất thích nói chuyện và giao tiếp với mọi người xung quanh. Trong một nhóm bạn thân thiết, mình cũng là người có khả năng pha trò và tạo bầu không khí cho các bạn xung quanh. Ở lần đầu tiếp xúc, mình thường cho mọi người ấn tượng là khá ít nói, điều này là bởi vì khi hơi căng thẳng mình thường có xu hướng nói chuyện rất nhanh nên làm cho các bạn xung quanh dễ bị rối và không xử lí kịp thông tin khi mình nói chuyện. Tuy nhiên, mình vẫn đang cố gắng rất nhiều để cải thiện điều này để nó không trở thành một rào cản ngăn mình giao tiếp hay tiếp xúc với mọi người xung quanh. Khi đến với công việc, mình là một người rất kỉ luật và cầu toàn. Mình thường có cảm giác không thỏa mãn nếu mình chưa thật sự dành được hết toàn bộ thời gian và công sức cho một việc gì đó. Vì điều này, mình có một lịch làm việc tương đối chặt và thường đề ra những mục tiêu công việc rõ ràng, cụ thể để tối ưu hóa thời gian và công sức mình bỏ ra. Nhờ thói quen này, mình luôn có thể hoàn thành rất nhiều những dự định mình đặt ra với mức độ hoàn thiện cao nhất có thể. Mình rất thích học hỏi những điều mới và đặc biệt hứng thú với các công việc đòi hỏi việc đọc và trải nghiệm nhiều vì mình tin rằng đó là cơ hội để mình cập nhật mình với nhiều kiến thức mới và áp dụng chúng vào cuộc sống. |
| b. What are your strengths and weaknesses? | Mình nghĩ mình có một số điểm mạnh đáng chú ý sau đây: - Luôn sẵn sàng làm việc và nhận nhiệm vụ: Khi tham gia bất cứ một dự án hay tổ chức nào, mình cũng luôn giữ cho bản thân ở trong trạng thái sẵn sàng nhận bất cứ công việc nảy sinh nào, dù đôi khi công việc ấy có thể không đúng với chuyên môn của mình. Mình luôn xem đây là những cơ hội để trải nghiệm ở những vị trí khác nhau để trau dồi và học hỏi thêm từ những người làm cùng vị trí nên luôn đón nhận với tinh thần tích cực. - Tỉ mỉ, cẩn thận, luôn đảm bảo tiến độ và hiệu suất công việc: Mình luôn chú ý và cố gắng quá trình làm việc diễn ra cẩn thận nhất để tránh xảy ra bất cứ sai sót nào có thể gây ảnh hưởng đến người khác. Mình cơ yêu cầu cao với những công việc mình trực tiếp làm và luôn dành thời gian nhiều nhất có thể cũng như vận dụng hết tất cả những gì mình đã biết, đã học để đem lại những sản phẩm công việc ở mức độ hoàn hảo cao nhất. - Khả năng phân tích và nhìn nhận đa chiều: Mình luôn giữ cho bản thân một cái đầu lạnh để đánh giá mọi thứ, và luôn đặt câu hỏi về những phương án thay thế để thực hiện một công việc nào đó. Mình cũng luôn giữ cho bản thân trạng thái trung lập để nhìn nhận mọi vấn đề một cách tỉnh táo nhất, cân nhắc kĩ mọi khía cạnh trước khi đưa ra mọi quyết định. - Làm việc tốt dưới áp lực thời gian: Mình có khả năng giữ tâm trạng ở mức ổn định và không để sự căng thẳng làm ảnh hưởng đến công việc mình đang làm. Điều này xuất phát từ việc mình luôn cố gắng vạch ra một kế hoạch cụ thể trước khi bắt tay làm việc, và luôn giữ mình ở trạng thái sẵn sàng đối mặt với bất cứ sự thay đổi bất ngờ nào trong quá trình làm việc. Khi đối mặt với áp lực trong công việc, mình luôn tỉnh táo và cố gắng dành toàn bộ sự tập trung cho công việc, hạn chế tối đa sự xao nhãng, sắp xếp từng bước cần làm, và hơn hết là luôn giữ tinh thần tích cực, nghĩ đến kết quả tốt nhất có thể. Khả năng này của mình đã giúp mình rất nhiều trong quá trình học tập ở ISB, nhất là những lúc phải "gánh team" bất ngờ khi làm việc nhóm. Bên cạnh những điểm mạnh, mình nghĩ bản thân cũng còn các điểm yếu sau: - Khó tính với các công việc chung: Các yêu cầu của mình đối với các công việc thực hiện chung thường khá kĩ và yêu cầu độ hoàn thiện cao. Đôi lúc, trong quá trình làm việc nhóm, điều này vô hình chung khiến cho các bạn trong nhóm của mình cảm thấy áp lực mỗi khi mình nhẫn xét và chỉnh sửa trực tiếp vào các file sản phẩm. Tuy nhiên, sau vài lần như vậy, mình đã có nói chuyện với các bạn trong nhóm để nhận phản hồi và góp ý từ các bạn và thay đổi bằng cách thống nhất trước khi làm việc những tiêu chí chung cho sản phẩm, đảm bảo sự đồng thuận của tất cả các bạn rồi mới tiến hành thực hiện. Trong quá trình làm, mình luôn khuyến khích các phản hồi từ các bạn để thay đổi, điều chính các yêu cầu trên nếu chưa hợp lí. |
| c. Which Extra-curricular activities did you join in the past? | - Dự án TT Advisers: Thành viên Ban Nhân sự [08/2020 - 08/2021]+ Theo dõi tiến độ công việc thành viên ban Truyền thông, đánh giá nhân sự theo tháng dựa trên các tiêu chí về thái độ, tiến độ làm việc,... + Tổ chức các hoạt động Bonding (online) định kì theo tháng cho các thành viên. + Tổ chức Bonding (offline) với quy mô 20 người cho các thành viên ở TP.HCM. => Qua quá trình này, mình học được kĩ năng giao tiếp hiệu quả, cách bắt chuyện và tạo không khí trong một nhóm. - Dự án NhitS: Thành viên Ban Nhân sự [07/2020 - 03/2021]+ Theo dõi và cập nhật tiến độ công việc ban Nội dung, sử dụng công cụ Trello. + Tổ chức các hoạt động Bonding (online) định kì 6 tuần 1 lần cho các thành viên. => Quá trình làm việc ở dự án này giúp mình học được kĩ năng sử dụng Google Sheets, các tính năng cơ bản của ứng dụng, đồng thời tiếp tục phát triển các kĩ năng giao tiếp. - Dự án ESG - The Elderly of Saigon: Thành viên Ban Nội dung [09/2020 - 05/2021]+ Nghiên cứu các thông tin về mảng chăm sóc sức khỏe cho người già cho fanpage ESG Daily. + Tổng hợp, lọc thông tin và soạn script để dựng clip truyền thông cho dự án. => Giai đoạn làm việc ở dự án này giúp mình rèn luyện tư duy phản biện khi tiếp nhận thông tin, đặt câu hỏi để khai thác vấn đề từ nhiều khía cạnh. - Dự án Đường Đến Tri Thức - Tổ chức SUGAR Vietnam (Đợt 17): TNV dạy học ở Mái ấm Ánh Sáng (Q.3 - TP.HCM) [09/2020 - 01/2021]+ Dạy học, soạn giáo án và tham gia các buổi bonding với các em ở mái ấm. => GIai đoạn làm TNV này giúp mình học được cách bắt chuyện và giao tiếp hiệu quả với các bạn, các em, các anh chị ở nhiều lứa tuổi khác nhau, đồng thời phát triển kĩ năng làm việc nhóm. - Dự án Đường Đến Tri Thức - Tổ chức SUGAR Vietnam: CTV Ngày hội Đường đến Tri thức: VƯƠN(G) [27/12/2020]+ Hỗ trợ công tác hậu cần trước và trong sự kiện. + Hỗ trợ đứng gian hàng trong sự kiện. => Đây là hoạt động đem đến cho mình khái niệm đầu tiên về quá trình tổ chức và vận hành một sự kiện. - Dự án Đường Đến Tri Thức - Tổ chức SUGAR Vietnam (Đợt 17): Thành viên Ban Học thuật BTC dự án ở Mái ấm Ánh Sáng (Q.3 - TP.HCM) [02/2021 - 05/2021]+ Quản lí và chịu trách nhiệm chính với các TNV tham gia dạy học về các vấn đề liên quan đến hỗ trợ việc học của các bé. + Kiểm tra giáo án, cập nhật nhật kí đi dạy và đánh giá tiến độ dạy và học của TNV. + Tham gia tổ chức các hoạt động Training, Bonding cho TNV và các bé mái ấm. => Giai đoạn làm việc này giúp mình rèn luyện kĩ năng giao tiếp, kĩ năng lãnh đạo, rèn luyện tư duy phản biện khi tiếp nhận thông tin, kĩ năng đánh giá và đưa ra nhận xét một cách hiệu quả, tích cực. Ngoài ra, các hoạt động bên lề như tổ chức các buổi sự kiện nội bộ cũng giúp mình bước đầu học được quy trình chuẩn bị và tổ chức một sự kiện hiệu quả. - Dự án The Ecatalyst: Trưởng Ban Nhân sự [02/2021 - 08/2021]+ Phụ trách chính đợt tuyển thành viên vào tháng 03/2021. + Tổ chức hoạt động Orientation Day, Bonding cho các thành viên dự án. + Quản lí và đánh giá tiến độ làm việc của các thành viên thông qua Trello và bản đánh giá qua Google Sheets. + Phụ trách chính việc đánh giá và cấp Certificate cuối nhiệm kì cho tất cả thành viên. => Mình có cơ hội tiếp tục phát triển kĩ năng lãnh đạo, kĩ năng đánh giá và phân phối công việc theo khả năng của mỗi thành viên trong tập thể. Mình cũng học được cách giải quyết mâu thuẫn hiệu quả thông qua giao tiếp, khả năng làm việc phối hợp với nhiều bạn từ các ban khác nhau để giúp dự án diễn ra theo đúng kế hoạch. - ISB Event Team: CTV Ban Sales sự kiện ISB Welcome Night 2022: PRISMATIC [11/2022]+ Phụ trách quảng bá và bán áo Hello ISB cùng với các thành viên trong ban, cập nhật số lượng áo qua Google Sheets + Hỗ trợ booth truyền thông trước ngày diễn ra sự kiện. + Hỗ trợ công tác hậu cần trước và trong sự kiện. => Mình học được cách thuyết phục người khác, đồng thời cho mình cơ hội rèn luyện khả năng nói chuyện tự tin trước đám đông để trình bày về một vấn đề nào đó - một điều mà trước đó mình đôi khi vẫn còn e ngại. Quá trình chuẩn bị hậu cần cũng giúp mình duy trì thói quen cẩn thận, tỉ mỉ và tập trung. - ISB Event Team: CTV Ban Logistics sự kiện ISB Teambuilding 2022: In A Loop [12/2022]+ Hỗ trợ thực hiện cổng trại cho sự kiện. + Hỗ trợ hậu cần trong 2 ngày diễn ra sự kiện ở Đambri. + Phó Lead Team: hỗ trợ Lead Team trong việc quản lí team, bonding, tham gia các hoạt động Teambuilding. => Quá trình làm việc này giúp mình học được sự sáng tạo, luôn cố gắng tìm cách để giải quyết vấn đề. Đồng thời, ở giai đoạn này, một điều rất quan trọng mà mình đã học và có cơ hội rèn luyện là quản lí thời gian hiệu quả, vì quá trình làm việc diễn ra đồng thời với giai đoạn thi giữa kì của mình. |
3. UNDERSTANDING OF ISB EVENT TEAM: | |
| a. What do you know about ISB Event Team? | Theo mình biết, ISB Event Team được thành lập vào năm 2016 và là đơn vị tổ chức sự kiện trực thuộc Đoàn Viện ISB - Trường Đại học Kinh tế TP.HCM. Mục tiêu hoạt động của ISB Event Team là tạo ra một sân chơi với những hoạt động bổ ích, lành mạnh cho tất cả các bạn sinh viên đang theo học tại Viện ISB. Các hoạt động đáng chú ý mà ISB Event Team từng tổ chức bao gồm: - ISB Go: Hoạt động thường niên chào đón tân sinh viên, được tổ chức dưới dạng một chuyến đi đi vòng quanh thành phố qua các địa điểm quen thuộc, tạo cơ hội cho các bạn sinh viên được giao lưu với các bạn cùng khóa. - ISB Game: Hội thao truyền thống của ISB, với các hoạt động đa dạng như bóng đá, bơi lội,... - ISB Trivia 2021: TRIVIARENA: Gameshow đố vui trực tuyến được tổ chức qua nền tảng Crowdpurr với tiêu chí tạo ra một sân chơi lành mạnh cho các bạn sinh viên. Hai hoạt động được tổ chức gần đây nhất của ISB Event Team là: 1. ISB Welcome Night 2022: PRISMATIC: Đây là sự kiện chào đón tân sinh viên được tổ chức dưới dạng một music concert, và có sự tham gia của nhiều nghệ sĩ khách mời, đem đến một đêm đây cảm xúc và niềm vui cho các sinh viên viện ISB. 2. ISB TEAMBUILDING 2022: In A Loop: Đây là hoạt động ngoại khóa thường niên, được tổ chức dưới dạng một chuyến đi dã ngoại ngoài thành phố, kéo dài 2 ngày 1 đêm, bao gồm nhiều hoạt động như các trò chơi tập thể, giải mật thư. Thông qua các hoạt động, sinh viên có cơ hội nghỉ ngơi, thư giãn, rèn luyện kĩ năng mềm, thắt chặt tình đoàn kết với các bạn cùng lớp, cùng khóa ở Viện ISB. Cơ cấu hoạt động của ISB Event Team gồm 4 Ban chính là External Relations (ER), Public Relations (PR), Content & Logictics (CL), Human Resources (HR). |
| b. Why did you decide to apply to become a collaborator of ISB Event Team? | Mình đã may mắn có cơ hội được trở thành Cộng tác viên của ISB Event Team ở ISB Welcome Night và ISB Teambuilding. Qua quá trình làm việc, mình đã học hỏi được rất nhiều điều từ các bạn, các anh chị làm cùng, kết bạn với nhiều bạn mới, rèn luyện được nhiều kĩ năng, và đồng thời có cơ hội được tìm hiểu rất nhiều điều về ISB Event Team. Các công việc chuẩn bị và phụ giúp trong 2 sự kiện kể trên ở ISB Event Team đã giúp mình nhận ra mình rất thích công việc này và có thể dành thời gian, công sức để đóng góp vào quá trình này, mình thật sự yêu thích môi trường làm việc của ISB Event Team, đồng thời tin rằng đây sẽ là một nơi cho mình thêm thật nhiều cơ hội để học hỏi và phát triển bản thân không ngừng. Mình đăng kí ứng tuyển vị trí này, trước hết là để thỏa ước mong và sở thích của bản thân, đồng thời cũng là để tự mình bước ra khỏi vùng an toàn, thử sức mình ở một lĩnh vực mà dù đã biết đến khá lâu nhưng vẫn cứ chần chừ vì nhiều suy nghĩ không tích cực. Mình điền đơn và muốn thử sức ở vị trí này vì mình biết đây là một cơ hội, một môi trường, một tập thể mà nếu chỉ vì tự ti mà mình bỏ lỡ thì chắc chắn mình sẽ hối hận rất nhiều, và hơn hết. Mình tin đây là một thời điểm thích hợp để mình sử dụng những gì mình đã học, đã trải nghiệm ở hai kì Cộng tác viên trước, cùng với những kĩ năng mình đã rèn luyện qua nhiều hoạt động, để đóng góp một phần nào vào sự phát triển của ISB Event Team, để được làm một phần của một tập thể đã, đang, và sẽ tiếp tục tạo ra nhiều giá trị tích cực cho cộng đồng sinh viên của Viện ISB. |
4. ADDITIONAL QUESTIONS: | |
| a. List all the steps that you think are necessary to hold an event. Which is the most important? Why? | Mình nghĩ để tổ chức một sự kiện, ban tổ chức phải đi qua những giai đoạn sau: 1. Xác định đối tượng, mục tiêu hướng đến của sự kiện. 2. Định hình và xác định các hạng mục cần chuẩn bị trong sự kiện cùng lượng nhân sự cần đáp ứng. 3. Chuẩn bị bản kế hoạch chi tiết xác định thời điểm chính xác và địa điểm tổ chức của sự kiện, cụ thể hóa các định hình ban đầu, vạch ra rõ các bước chuẩn bị cho sự kiện và các đồ dùng, dụng cụ cần thiết. Giai đoạn này bao gồm cả việc đánh giá các rủi ro và lên các phương án dự phòng thay thế khi cần thiết. 4. Lên bảng kế hoạch cho các hạng mục cần sử dụng chi phí, lên kế hoạch tìm nguồn tài trợ từ các hoạt động, tổ chức, cá nhân bên ngoài. 5. Sau khi đã có đủ chi phí cho sự kiện, tiến hành thực hiện theo các bước trong kế hoạch đã chuẩn bị ở bước 3. 6. Sau khi quá trình chuẩn bị được diễn ra, chạy thử sự kiện để đánh giá các rủi ro đã dự đoán trước đó, tiếp tục cập nhật và thay đổi các phương án dự phòng khi cần thiết. 7. Lên kế hoạch phân bố nhân sự cho ngày sự kiện chính thức, hoàn tất các giai đoạn chuẩn bị cuối cùng và duyệt lại các giai đoạn đã được lên kế hoạch từ trước và sẽ được tiến hành trong sự kiện. 8. Tổ chức sự kiện chính thức, chuẩn bị song song nhân sự và các công việc cần làm để tiến hành kế hoạch dự phòng nếu xảy ra bất cứ trường hợp nào đã được dự đoán trong rủi ro. 9. Thu dọn hậu sự kiện, tiến hành các thanh toán cần thiết, đánh giá quá trình làm việc và rút kinh nghiệm. Quy trình tổ chức một sự kiện thật chắc chắn sẽ không bị giới hạn hoàn toàn trong 9 bước mình liệt kê trên đây mà có thể sẽ còn nhiều bước phát sinh khác nữa nếu như có những thay đổi không được báo trước trong quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện. Trong các giai đoạn trên, mình nghĩ rằng bước 3 là quan trọng nhất vì một bản kế hoạch đầy đủ, chi tiết, rõ ràng, hợp lí sẽ là tiền đề quyết định sự thành công của sự kiện. Như đã nói, quá trình từ bản kế hoạch đến một sự kiện thực tế luôn tiềm ẩn nhiều bất ngờ, một bản kế hoạch kĩ lưỡng với các rủi ro được xem xét và đánh giá kĩ càng sẽ giúp người tổ chức sự kiện có cái nhìn rõ hơn về tiến trình thực hiện của công việc, đồng thời luôn giữ trạng thái sẵn sàng trước rủi ro. Ở bước 3 này, việc đánh giá và xem xét rủi ro đóng vai trò tối quan trọng vì nếu các rủi ro không được đánh giá đầy đủ, chính xác thì chúng dễ dàng gây ra nhiều thiệt hại, ảnh hưởng đến các bước nối tiếp sau đó trong 9 bước tổ chức sự kiện. Với các rủi ro được kiểm soát chặt chẽ, sự kiện sẽ được tiến hành một cách ổn thỏa, hạn chế tối đa các thiệt hại không đáng có cho lợi nhuận của đơn vị tổ chức nói riêng và cả của cộng đồng tham dự sự kiện nói chung. |
| b. Are you currently joining any clubs or organizations? | Mình hiện tại đang không tham gia câu lạc bộ hay dự án nào, |
| c. If you join ISB Event Team as an official collaborator, how many hours a week would you devote to the work? | 40 |
PART 3: DEPARTMENT | |
| Please choose your FIRST DEPARTMENT ASPIRATION: | External Relations (ER) |
EXTERNAL RELATIONS | |
I. GENERAL KNOWLEDGE:Please give your short answer to each of the following questions | |
| 1. What do you know about the importance of External Relations Department in clubs and organizations? | Mình nghĩ Ban Đối ngoại đóng vai trò rất quan trọng ở tất cả các hoạt động của câu lạc bộ hoặc tổ chức. Nếu quá trình đề ra mục tiêu và lên kế hoạch hoạt động của các ban khác như Truyền thông, Nội dung, hay Logistics,... đóng vai trò tạo tiền đề và định hướng hoạt động của tổ chức thì ban Đối ngoại giữ vai trò đảm bảo tất cả các kế hoạch trên diễn ra thông qua một yếu tố bắt buộc - tài chính. Ban Đối ngoại sẽ giữ vị trí cầu nối giữa câu lạc bộ hoặc tổ chức với các nhà tài trợ tiềm năng để đảm bảo nguồn tài chính kịp thời, đầy đủ cho các hoạt động. Bắt đầu từ bước lập kế hoạch xin tài trợ, ban Đối ngoại phải quyết định và lựa chọn chính xác đối tượng tài trợ thích hợp với nhu cầu tài trợ và định hướng hoạt động cũng như đối tượng mục tiêu của hoạt động, đưa ra các điều khoản hợp đồng hợp lí để thu hút đối tượng tài trợ. Trong quá trình này, ban Đối ngoại vừa giữ vai trò đại diện cho dự án vừa đảm nhận việc giữ gìn, quảng bá hình ảnh thông qua việc giới thiệu rõ ràng các đặc điểm nổi bật của dự án. Trong quá trình đàm phán tài trợ, ban Đối ngoại đóng vai trò đảm bảo quyền lợi cho cả dự án lẫn đối tượng tài trợ. Quá trình giao tiếp rõ ràng, minh bạch, xuyên suốt giữa ban Đối ngoại với nhà tài trợ đảm bảo các thành viên liên quan trong dự án nắm được tình hình tài chính để có những điều chỉnh phù hợp nhằm sử dụng nguồn tài trợ một cách hiệu quá nhất. Ban Đối ngoại cũng phải bảo đảm dự án nhận được các điều khoản lợi ích tương xứng với các điều khoản đáp ứng cho nhà tài trợ, đề xuất các hoạt động trả tài trợ phù hợp với khả năng dự án. Ngoài ra, ban Đối ngoại cũng chịu trách nhiệm chính về vấn đề pháp lí liên quan đến nguồn tài chính này, đảm bảo sẽ không nảy sinh bất cứ vấn đề pháp lí nào bất lợi và gây ảnh hưởng đến hình ảnh câu lạc bộ hay dự án trong tương lai. Giai đoạn này, khả năng đánh giá và nhìn nhận vấn đề đa chiều của thành viên Ban Đối ngoại chịu trách nhiệm đàm phán sẽ quyết định quyền lợi về sau của dự án trong quá trình nhận tài trợ, Xuyên suốt quá trình các hoạt động nhận tài trợ diễn ra, ban Đối ngoại cũng phải theo sát để đảm bảo các yếu tố pháp lí diễn ra minh bạch, rõ ràng, đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của đôi bên. Ban Đối ngoại cũng sẽ quản lí nguồn sản phẩm tài trợ nhận được đầu vào và quá trình sử dụng, đảm bảo các sản phầm tài trợ được sử dụng đúng mục đích, việc này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lí tài chính của câu lạc bộ hay dự án cả trong thời điểm hiện tại lẫn tương lai. Sau quá trình tài trợ và sự kiện, ban Đối ngoại cũng phải giữ mối quan hệ lâu dài với nhà tài trợ, các mối quan hệ hậu tài trợ này, bên cạnh những yếu tố khác, đóng vai trò quyết định đối với việc liệu dự án có thể tiếp tục hợp tác và đề nghị nhận tài trợ cho các sự kiện về sau hay không. |
| 2. In your opinion, what will be a day working as an ER member? | Theo ý riêng của mình, một ngày của một thành viên ban Đối ngoại sẽ bao gồm rất nhiều công việc, có thể kể đến như: - Tìm hiểu và xác định đối tượng tài trợ tiềm năng: Quá trình này có thể diễn ra ở bất cứ nền tảng nào, từ mạng xã hội đến các nguồn thông tin báo chí. Trong quá trình này, thành viên ban Đối ngoại cần xác định các đối tượng tài trợ tiềm năng, dự đoán các điều khoản lợi ích và cân nhắc các điều khoản có thể đáp ứng. Ví dụ, thông qua các nền tảng mạng xã hội và các nguồn như báo mạng hoặc đơn giản hơn là Facebook Ads, Instagram Ads, mình có thể tìm được các brand mới đi vào hoạt động hoặc các brand đang có đối tượng mục tiêu chính là các bạn trẻ. Kế tiếp, có thể xác định rằng điều khoản lợi ích đầu tiên và nên ưu tiên là mức độ truyền thông mà brand có thể yêu cầu nhận lại. Tiếp theo, nếu dự án đang trong giai đoạn đầu của việc vận động tài trợ thì có thể tiến hành xây dựng bảng kế hoạch xin tài trợ, có thể tái sử dụng các điều khoản hợp đồng cũ nhưng cần điều chỉnh để đảm bảo dung hòa với các yêu cầu mới của bên tài trợ tiềm năng. Nếu dự án chưa cần sử dụng đến nguồn tài trợ, có thể dùng các brand này để xây dựng database để đáp ứng nhu cầu trong tương lai. - Lên kế hoạch chi tiêu và theo dõi tiến độ sử dụng nguồn tiền hoặc nguồn hiện vật tài trợ nhận được: Quá trình này bao gồm luôn cả việc lên kế hoạch sử dụng các sản phẩm tài trợ chưa sử dụng hết ở lần nhận tài trợ trước. Ban Đối ngoại cần xác định các hoạt động kế tiếp nào của dự án có thể sử dụng các nguồn tài trợ này và lên kế hoạch phân chia phù hợp, đảm bảo độ tiếp cận truyền thông phù hợp để cập nhật cho nhà tài trợ nếu cần thiết. - Làm việc với các ban liên quan để lên kế hoạch tài chính: Để xác định mức tài trợ cần có nhằm đảm bảo quá trình diễn ra hoạt động của dự án hoặc sự kiện, thành viên ban Đối ngoại cần xây dựng quá trình làm việc xuyên suốt, liên tục với các thành viên chịu trách nhiệm lên kế hoạch của các ban khác. Ban Đối ngoại cũng có thể tham gia vào quá trình xây dựng ý tưởng để đảm bảo các hoạt động được lên kế hoạch phù hợp với khả năng tài chính, đề xuất các lựa chọn tối ưu hóa việc sử dụng nguồn tài trợ. Việc theo dõi sát quá trình này cho phép thành viên ban Đối ngoại được cập nhật kịp thời các thay đổi đột ngột nếu có và linh hoạt chuyển đổi mục đích hoặc phân chia lại nguồn tài trợ cho phù hợp, đúng mục đích đề ra ban đầu. - Liên tục cập nhật kiến thức, nâng cao các kĩ năng cần thiết: Mỗi thành viên ban Đối ngoại cần phải tự trang bị cho mình những kĩ năng cần thiết như kĩ năng đàm phán, kĩ năng lên kế hoạch tài chính,... bên cạnh những kiến thức quan trọng như thông tin doanh nghiệp, khả năng tài chính của doanh nghiệp,... để đảm bảo có thể sử dụng tốt nhất các nguồn lực nội tại này trong quá trình vận động tài trợ. Sự thay đổi liên tục của nền kinh tế, xu hướng xã hội đòi hỏi mỗi thành viên ban Đối ngoại phải tự cập nhật mình với các kiến thức mới, trau dồi và xây dựng tiếp những kĩ năng nền đã có để luôn sẵn sàng, linh hoạt đáp ứng các nhu cầu của thị trường, cũng như giúp dự án linh hoạt hơn trong quá trình xin tài trợ. |
| 3. Why do you think the External Relations Department is suitable for you? | Mình nghĩ bản thân mình phù hợp với ban Đối ngoại vì một số kĩ năng nền tảng sau: - Kĩ năng lên kế hoạch và quản lí công việc: Quá trình xin tài trợ bao gồm rất nhiều bước và luôn có thể nảy sinh rất nhiều tình huống bất ngờ. Khả năng lên kế hoạch công việc rõ ràng cho phép mình xác định rõ mục tiêu làm việc và những điều cần đạt được ở từng bước công việc cụ thể, những đầu việc cần ưu tiên, đồng thời giúp mình dự đoán được những rủi ro có thể xảy ra và tìm cách ngăn chặn rủi ro. - Kĩ năng giao tiếp: Mình có khả năng lắng nghe và tiếp nhận thông tin tốt, cũng như khả năng truyền đạt thông tin, đặc biệt là qua các công cụ viết như giấy tờ, email tốt. Khả năng này giúp mình đảm bảo quá trình truyền đạt và nhận thông tin giữa mình và người mình giao tiếp luôn diễn ra rõ ràng, ít nảy sinh các tình huống hiểu lầm hoặc sai lệch về mặt thông tin. - Luôn có nhu cầu học hỏi và cập nhật bản thân với các kiến thức mới: Khả năng đọc tốt cho phép mình đáp ứng được nhu cầu học hỏi không ngừng, đồng thời mình luôn sẵn sàng học hỏi từ các trải nghiệm thực tế. Nhu cầu học hỏi cao rèn cho mình sự linh hoạt và khả năng đáp ứng, sẵn sàng nhận công việc tốt. Mình sẵn sàng nhận việc để học hỏi từ các anh chị, các bạn trong quá trình thực hiện và đối với mình không có công việc nào là nằm ngoài khả năng, và không có việc gì nằm ngoài vùng an toàn của chính mình mà không đi kèm với những cơ hội tiềm năng cho việc tự nâng cấp chính mình qua những cọ xát thực tế. - Luôn tỉ mỉ, có yêu cầu cao với công việc và đảm bảo thực hiện được công việc với mức hiệu suất cao nhất: Với vị trí thành viên ban Đối ngoại, mình đoán các vấn đề về pháp lí sẽ luôn tồn tại xuyên suốt quá trình đàm phán tài trợ. Mình có thói quen chú trọng đến các chi tiết, lọc và xác định các điểm quan trọng trong các văn bản viết trong quá trình đọc cũng như giao tiếp bằng công cụ viết, và mình nghĩ điều này sẽ cần thiết trong một quá trình kí kết hợp đồng. - Kĩ năng quản lí thời gian, đảm bảo tiến độ và các mốc thời gian cần thực hiện: Mình tin sự đúng giờ là dấu hiệu đầu tiên của sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc, đặc biệt là ở các môi trường đòi hỏi sự chuyên nghiệp như quá trình làm việc với các doanh nghiệp của ban Đối ngoại. - Khả năng làm việc nhóm tốt: Mình nghĩ ban Đối ngoại đòi hỏi sự phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên để đảm bảo quá trình vận động tài trợ diễn ra hiệu quả nhất. Mình tin khả năng thích ứng, giao tiếp của mình có thể đáp ứng được các yêu cầu và tiêu chuẩn chung của quá trình làm việc nhóm, và mình có thể vừa đảm bảo các phần việc mình đảm nhận vừa có thể hỗ trợ cho các thành viên khác khi cần thiết, đảm bảo quá trình làm việc chung có thể là một cơ hội để không chỉ cá nhân mình mà các bạn xung quanh mình phát triển và trau dồi chính mình từ việc học hỏi lẫn nhau. |
| 4. What do you expect to receive if you become a part of ER Department? | Nếu có cơ hội làm việc ở ban Đối ngoại, điều đầu tiên mình mong nhận được đó là cơ hội để làm việc trực tiếp với các doanh nghiệp để trau dồi cho mình những kĩ năng, kiến thức cần thiết cho ngành học của mình - Kinh doanh Quốc tế. Mình tin là quá trình trải nghiệm ở ban Đối ngoại sẽ cho phép mình được học hỏi từ cách làm việc, các kĩ năng không chỉ từ các anh chị và các bạn chung ban mà còn từ các anh chị, cô chú từ các doanh nghiệp mà ban mình làm việc với, những kĩ năng và kiến thức này có thể bao gồm khả năng đàm phán, các kiến thức về thị trường, về doanh hóa văn nghiệp, và cả những kiến thức về pháp lí. Sau kiến thức và kĩ năng, điều kế tiếp mà mình mong sẽ thực hiện được nếu có cơ hội làm việc ở ban Đối ngoại là xây dựng những mối quan hệ lâu dài, cả những mối quan hệ với các anh chị, các bạn chung ngành học hay đến từ các ngành học khác nhau, và cả những mối quan hệ với các anh chị, cô chú từ các doanh nghiệp nếu có thể. Mình nghĩ các mối quan hệ này sẽ cho mình cơ hội tuyệt vời để kết nối và tìm hiểu về các công việc khác nhau trong kinh tế, và nếu may mắn và đủ nỗ lực thì mình có thể tiếp cận với những cơ hội nghề nghiệp trong tương lai. Đơn giản hơn, mình chỉ mong sẽ nhận lại những người "bạn" đúng nghĩa - những người có thể cùng mình phát triển bản thân thông qua những trải nghiệm cùng nhau, đảm bảo cả hai sẽ là những phiên bản tốt hơn của chính mình sau thời gian làm bạn, làm người đồng hành cùng nhau. |
| 5. Tell us about a situation when you found it particularly challenging to persuade someone and how you managed to do so. What lesson can you learn from that experience? | Mình nghĩ mình sẽ kể về thời điểm mình phải thuyết phục ba mẹ cho mình được học ở ISB. Ở thời điểm mình đăng kí xét tuyển các trường đại học, được ba mẹ đồng ý, mình được tự tìm hiểu, tham khảo và xác định ngành học yêu thích cũng như trường mà mình muốn học. Mình đã so sánh các yếu tố như môi trường học, học phí,... và đăng kí xét tuyển vào những trường khác nhau, và xuyên suốt quá trình này điều duy nhất ba mẹ yêu cầu mình là phải cập nhật về các mốc thời gian cũng như các giấy tờ cần thiết, chứ không đòi hỏi hay quá xét nét về việc mình yêu thích trường nào. Cùng thời điểm mình nhận được kết quả xét tuyển của ISB, mình cũng nhận được tin báo trúng tuyển của FTU II. Với ba mẹ mình và nhiều họ hàng thì ISB vẫn là một cái tên khá mới khi đặt cạnh FTU, nên ba mẹ và người thân liên tục đốc thúc mình nộp xác nhận nhập học vào FTU II. Tuy nhiên, từ thời điểm nộp hồ sơ xét tuyển, mình đã xác định rõ ràng mong muốn của mình là học ở ISB, nên giữa mình và bố mẹ đã nảy sinh một số tranh cãi, và thậm chí ba mẹ mình đã từng cho rằng mình đang quyết định sai lầm khi lựa chọn một ngôi trường không có tên tuổi và có thể sẽ không tìm được việc khi ra trường. Để thuyết phục ba mẹ, mình đã tìm lại các tài liệu và các ghi chép cũ của mình trong quá trình chọn trường, đưa ra so sánh cụ thể để chứng minh với ba mẹ rằng ISB không phải là một ngôi trường không tên tuổi như mọi người trong gia đình đang nghĩ. Trong buổi nói chuyện gần 2 tiếng với ba mẹ, mình đã sử dụng các bài báo, các thông tin tuyển sinh để so sánh và chứng minh cho ba mẹ thấy so với ngôi trường mà gia đình muốn định hướng cho mình thì ngôi trường mà mình đang chọn cũng hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu học tập của mình. Quan trọng hơn hết, mình phải chứng minh với ba mẹ rằng môi trường học không phải là yếu tố duy nhất quyết định tiềm năng nghề nghiệp của mình, đồng thời cho ba mẹ xem qua bản kế hoạch đại học mà mình đã soạn cùng với những mốc mục tiêu cụ thể trong việc trau dồi và nâng cấp bản thân để thích nghi với các thay đổi trong thị trường việc làm, để ba mẹ hiểu rằng mình vẫn đang nỗ lực từng ngày và sự nỗ lực ấy sẽ là thứ quyết định tương lai của chính mình chứ không phải tên tuổi trường đại học của mình. Quá trình thuyết phục của ba mẹ đã có những lúc mình gần như không biết nói gì khi đối diện với câu hỏi của ba mẹ, nhưng sau cùng hết mình vẫn giữ được bình tĩnh để thay đổi góc nhìn của ba mẹ, để chọn cho mình môi trường học tập mà mình yêu thích nhất. Và kết quả thì chắc cũng không cần phải nói khi mình đã có một học kì tuy mệt nhiều nhưng cũng vui nhiều và học hỏi nhiều ở ISB. Sau quá trình thuyết phục ba mẹ để được chọn trường đại học, mình nghĩ điều lớn nhất mình học được có lẽ là về việc giao tiếp hiệu quả, đặc biệt là khi giữa bản thân mình và người mình giao tiếp có những khác biệt nhất định về tuổi tác, thế hệ, góc nhìn. Mình đã học được rằng một quá trình giao tiếp và thuyết phục hiệu quả phải đảm bảo sự luân chuyển thông tin liên tục giữa hai bên, điều mà mình chưa làm được khi không hề cập nhật bất cứ điều gì cho ba mẹ trong suốt quá trình xét tuyển, dẫn tới việc ba mẹ không có đủ thông tin cần thiết về những dự định của mình và gây ra những hiểu lầm đáng tiếc như trên. Bên cạnh đó, mình cũng đã tự học được cho mình kĩ năng thuyết phục hiệu quả, rằng để thuyết phục thành công một người khác, mình cần nhiều hơn một lời nói. Quá trình thuyết phục không phải là một quá trình dễ dàng và đòi hỏi người thuyết phục phải cung cấp đủ những góc nhìn đa chiều cho người đang được thuyết phục để qua đó họ có đủ thông tin để nhìn nhận lại những góc nhìn của chính mình. Khi có thể chứng minh và cho ba mẹ thấy rõ những gì mình có thể làm được thay vì những lời nói và mục tiêu không rõ ràng, mình đã có thể chứng minh được khả năng của chính mình, đồng thời hiểu rõ về những kì vọng của ba mẹ, và sự thấu hiểu này cũng cho phép mình có cái nhìn rõ hơn về những bước tiếp theo cần thực hiện sau khi thuyết phục thành công. |
II. SKILL EVALUATION:Please give your short answer to each of the following questions | |
| 1. Suppose that you are finding sponsors for ISB GO 2023 (ISB GO - An annual event in an activity series for welcoming ISB's freshmen organised as a city tour, with participants travelling to famous destinations in Ho Chi Minh City). | (1)
(2) Tiêu đề Email: [Ban Phong Trào Đoàn Viện ISB - ISB EVENT TEAM] THƯ MỜI HỢP TÁC CÙNG SỰ KIỆN ISB GO 2022: PALADINS
Kính gửi [Công ty X],
Em xin tự giới thiệu em tên là Dư Nguyễn Nam Anh, đến từ ban Đối ngoại của Ban Phong Trào Đoàn Viện ISB - ISB Event Team, Đơn vị tổ chức sự kiện chính thức trực thuộc Đoàn Viện ISB - Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh. Lời đầu tiên, em xin gửi đến Quý Doanh nghiêp lời chúc sức khỏe và lời chào trân trọng nhất.
Trong email trước, em có gửi đến Quý Doanh nghiệp thông tin về Chương trình chào đón Tân Sinh viên ISB GO 2022: PALADINS do ISB Event Team tổ chức vào tháng 10/2022 sắp tới, cùng với lời mời [Công ty X] trở thành Nhà tài trợ của sự kiện lần này. Em không biết Quý Doanh nghiệp đã xem xét và tham khảo thư mời của chúng em chưa ạ? Em xin gửi lại Quý Doanh nghiệp Hồ sơ Vận động Tài trợ*.
Nếu Quý Doanh nghiệp có bất cứ điều gì thắc mắc hoặc cần trao đổi thêm, em rất mong nhận được phản hồi trực tiếp từ Quý Doanh nghiệp qua email này, hoặc Quý Doanh nghiệp cũng có thể liên hệ trực tiếp với em qua SĐT/Zalo: 0856 789 389. Để Quý Doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về sự kiện ISB GO 2022: PALADINS, cũng như nắm được các thông tin liên quan đến việc hợp tác, em rất mong có thể sắp xếp một buổi gặp mặt với Quý Doanh nghiệp để trao đổi và giới thiệu thêm về sự kiệnlần này, đặc biệt là về quyền lợi của Quý Doanh nghiệp nếu ISB Event Team có cơ hội hợp tác với Quý Doanh nghiệp.
Em rất mong sớm nhận được sự phản hồi từ [Công ty Xơ]. Sự hợp tác của Quý Doanh nghiệp chắc chắn sẽ góp một phần rất lớn vào sự thành công của ISB GO 2022: PALADINS.
Lời cuối, em xin chúc Quý Doanh nghiệp một ngày làm việc hiệu quả và mọi điều tốt đẹp trong các dự án trong tương lai!
Trân trọng, Dư Nguyễn Nam Anh (Mr.) ---- NOTE: *: chèn link liên quan. (3) https://drive.google.com/file/d/1RG-j5KcpnbrBO5dOOnLtMvIgaJdBDzcv/view?usp=sharing Nghĩa vụ trả quyền lợi Nhà tài trợ là nhiệm vụ chung của tất cả các thành viên trong ISB Event Team chứ không chỉ giới hạn trong phạm vi ban Đối ngoại. Các thành viên ban Đối ngoại sẽ là người theo dõi chính và đảm bảo các quyền lợi được thực hiện đầy đủ bởi tất cả các thành viên. |
| 2. For example, a company sponsors you with many benefits but the outcome of the sponsorship does not satisfy their expectations. What will be your solutions, and what can you do to avoid such a situation? | Mình nghĩ việc kết quả hợp tác không như mong đợi ở đây có thể xảy ra theo 2 tình huống: 1. Thứ nhất, có thể bên tổ chức sự kiện (mình) đã đáp ứng đủ các điều khoản trong hợp đồng tài trợ ban đầu cho bên tài trợ, và phía đối tác tài trợ cảm thấy không hài lòng với chất lượng thực hiện việc trả quyền lợi nhà tài trợ. Vấn đề này có thể xuất phát từ việc hợp đồng tài trợ chưa rõ ràng trong các yêu cầu của nhà tài trợ với chất lượng sản phẩm trả quyền lợi. Trong tình huống này, vì cơ bản bên mình đã đáp ứng đủ các điều khoản nêu trong hợp đồng nên xét về lý thì mình hoàn toàn không có lỗi trong vấn đề này, vì bản thân việc thực hiện trả tài trợ cũng có nhiều khó khăn trong việc kiểm soát đầu ra của sản phẩm. Tuy nhiên, mình nghĩ giữa tổ chức và bên tài trợ cũng cần phải trao đổi trực tiếp với nhau để rút kinh nghiệm, tìm hiểu kĩ lại các yêu cầu đầu ra mà nhà tài trợ thật sự mong muốn và nếu nằm trong khả năng của team mình thì mình cũng có thể có những điều chỉnh lại cho phù hợp và đáp ứng được các tiêu chí mà nhà tài trợ đưa ra. Điều này về cơ bản là không mang tính bắt buộc, nhưng nó cần thiết để duy trì mối quan hệ tích cực và thiện chí giữa tồ chức và đối tác tài trợ, một điều có thể sẽ giúp ích nếu tổ chức còn có nhu cầu hợp tác với đối tác này trong tương lai. Trong trường hợp này, mình nghĩ để tránh lặp lại tình huống tương tự trong tương lai thì trong quá trình đàm phán các hợp đồng sau này, bản thân người đại diện đàm phán trực tiếp từ tổ chức phải tìm hiểu và xác định được các tiêu chí và định hướng mong muốn của các đối tác, từ đó mới tiến hành xây dựng bản hợp đồng đầy đủ, chỉn chu. Trước khi kí kết và tiến hành thực hiện các điều khoản hợp đồng, đảm bảo phía nhà tài trợ phải đọc và xác định chính xác đã đầy đủ hay chưa rồi mới kí kết và tiến hành các giai đoạn trong hợp đồng. Nhiệm vụ này của người đàm phán có thể sẽ yêu cầu nhiều công đoạn training trong nội bộ ban Đối ngoại để đảm bảo mỗi thành viên đi đàm phán phải được trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng, và bản lĩnh để có thể cân bằng được cả 2 đầu của cán cân quyền lợi giữa nhà tài trợ và tổ chức. 2. Trường hợp thứ hai mình nghĩ đến và cũng là một trường hợp không nên xảy ra nhất, đó là phía tổ chức sự kiện đã vi phạm và chưa thực hiện đầy đủ các điều khoản đã kí kết trong hợp đồng về nghĩa vụ bên nhận tài trợ phải thực hiện. Trong trường hợp này, tổ chức cần một lời xin lỗi chính thức đến phía nhà tài trợ, nhận lỗi và chỉ rõ lí do vi phạm hợp đồng. Mình nghĩ các lí do có thể dẫn đến việc này có thể xuất phát từ yếu tố thời gian, nhân lực,... của tổ chức nên tổ chức có thể trình bày rõ ràng, đầy đủ với phía nhà tài trợ và đề xuất phương án xử lí thay thế hoặc đền bù thỏa đáng, cố gắng thương lượng để xử lí nội bộ trước và hạn chế tối đa khả năng dính tới pháp luật vì vi phạm hợp đồng. Trong trường hợp tệ hơn, nếu phía nhà tài trợ đòi hỏi sự có mặt của pháp luật để giải quyết vấn đề, tổ chức buộc phải tiền hành bồi thường hợp đồng chấp nhận mất mối quan hệ với nhà tài trợ. Dù là trong bất cứ tình huống nào, vấn đề xử lí nội bộ cũng cần phải được chú ý, và các cá nhân chịu trách nhiệm chính như phải bị xử lí theo đúng quy định của tổ chức.. Để tránh lặp lại tình huống, tổ chức cần phải xác định đúng mức độ khả năng đáp ứng các điều khoản hợp đồng, tránh việc các điều khoản này đỏi hỏi lượng nhân lực, công sức, thời gian nằm ngoài khả năng của tổ chức, tiềm ẩn nguy cơ chậm trễ hay sai lệch trong quy trình trả quyền lợi nhà tài trợ. Mỗi cá nhân trong tổ chức cũng phải được cập nhật và phổ biến đầy đủ các nghĩa vụ cần thực hiện ở vị trí bên nhận tài trợ, để đảm bảo thực hiện đúng công việc, vai trò được giao, hoàn thiện đầu ra của hợp đồng tài trợ. |
| 3. Assume that ISB Event Team is planning a music concert for 600 students, and that ER has succeeded in securing a sponsor. Our sponsor is company X, a business that specialises in the food and beverage industries. They chose to sponsor us with a ten million VND worth in-kind sponsorship package, and we agreed to designate them as a Silver sponsor. However, after that negotiations, the event was upscaled to 1000 students, therefore the quantity of gifts were insufficient. Please send company X an email asking them to provide more in-kind items (The title can be upgraded to Gold Sponsor). | (English version below) Tiêu đề: [Ban Phong Trào Đoàn Viện ISB - ISB EVENT TEAM] - Thư ngỏ về việc tăng thêm hiện vật tài trợ sự kiện ISB WELCOME NIGHT 2022: PRISMATIC
Kính gửi [Công ty X],
Em là Dư Nguyễn Nam Anh, thành viên ban Đối Ngoại của Ban Phong Trào Đoàn Viện ISB - ISB Event Team. Như đã đề cập trong các email trao đổi cũng như các cuộc gặp trực tiếp trước đó, Ban Phong Trào Đoàn Viện ISB - ISB Event Team sẽ tổ chức đêm nhạc hội chào đón tân sinh viên ISB WELCOME NIGHT 2022: PRISMATIC ở Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh vào [ngày/tháng/năm] để đem lại cho các sinh viên đang theo học tại Viện ISB một đêm sự kiện thật đáng nhớ, và một lần nữa khẳng định bề dày thành tựu và chuyên nghiệp của Ban Phong Trào Đoàn Viện ISB - ISB Event Team. Đây là sự kiện được tổ chức hoàn toàn bởi các sinh viên đang theo học ở Viện ISB và Ban Phong Trào Đoàn Viện ISB - ISB Event Team, và được tài trợ bởi nhiều doanh nghiệp khác nhau. Sự kiện sẽ có sự góp mặt của các thầy cô thuộc ban lãnh đạo Viện ISB, bên cạnh còn có những khách mời đặc biệt, có thể kể đến như ca sĩ Phương Ly, ca sĩ MONO, và ban nhạc 7uppercuts.
Chúng em xin ghi nhận và tri ân Quý Doanh nghiệp vì đã nhận lời mời trở thành Nhà tài trợ Bạc cho sự kiện ISB WELCOME NIGHT 2022: PRISMATIC lần này. Những sản phẩm và dịch vụ của Quý Doanh nghiệp là sự hỗ trợ đầy quý giá đối với chúng em, và sự kiện lần này có thể sẽ không thể diễn ra trọn vẹn nếu không nhờ sự hỗ trợ của [Công ty X].
Theo những điều khoản đã thỏa thuận trước đó, chúng em đã thông báo với Quý Doanh nghiệp rằng sự kiện lần này sẽ có sự tham gia của 600 người tham dự. Tuy nhiên, sự mong đợi của các bạn sinh viên đối với sự kiện đã vượt ngoài sự mong đợi của chúng em, và chúng em quyết định nâng tổng số người được tham gia sự kiện lần này lên con số 1000 người. Em xin gửi kèm email này minh chứng là số liệu lượt điền vào Form Đăng kí tham gia sự kiện*. Đó cũng là lí do em đại diện cho ban Đối ngoại của Ban Phong Trào Đoàn Viện ISB - ISB Event Team viết thư ngỏ này để đề nghị thêm hiện vật tài trợ từ Quý Doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu của lượng người tham dự như trên. Chúng em hiểu đâyl là một thách thức, nhưng đồng thời cũng là một cơ hội cho Quý Doanh nghiệp quảng bá hình ảnh thương hiệu đến nhiều người hơn, nâng sức ảnh hướng đến quy mô người tham dự lớn hơn. Chúng em mong được Quý Doanh nghiệp hỗ trợ thêm 400 phần hiện vật thức ăn và nước uống từ Quý Doanh nghiệp, không đi kèm với bất kì khoản phí tăng thêm nào. Sự hợp tác của Quý Doanh nghiệp là rất quý giá và sẽ giúp chúng em đáp ứng đủ nhu cầu của sự kiện, và đem lại những trải nghiệm tuyệt vời cho người tham dự. Để đáp lại Quý Doanh nghiệp, chúng em sẽ nâng mức tài trợ của công ty lên mức nhà tài trợ Vàng và sẽ đảm bảo ghi nhận Quý Doanh nghiệp ở mức nhà tài trợ Bạc trở lên trong lần sự kiện kế tiếp (nếu hợp đồng tài trợ được kí kết thành công). Em xin đính kèm theo email này Hồ sơ Vận động Tài trợ* với đầy đủ thông tin về các quyền lợi Quý Doanh nghiệp được nhận nếu trở thành nhà tài trợ Vàng.
Nếu Quý Doanh nghiệp cần thêm bất cứ thông tin nào, em rất mong nhận được phản hồi trực tiếp từ Quý Doanh nghiệp qua email này hoặc qua Fanpage Ban Phong Trào Đoàn Viện ISB - ISB Event Team*, hoặc liên hệ với chúng em qua website* chính thức.
Chúng em chân thành cảm ơn sự phản hồi của Quý Doanh nghiệp và hi vọng sẽ nhận được những phản hồi tích cực từ Quý Doanh nghiệp.
Trân trọng, Dư Nguyễn Nam Anh (Mr.) Event organizer. Ban Phong Trào Đoàn Viện ISB - ISB Event Team Contact no. and Signature… --- NOTE: *: chèn các link liên quan. Title: [ISB EVENT TEAM] REQUEST FOR ADDITIONAL ITEMS FOR UPCOMING MUSIC CONCERT ISB WELCOME NIGHT 2022: PRISMATIC
Dear Company X,
I'm Dư Nguyễn Nam Anh, a member of the External Relations Department of ISB Event Team. As aforementioned in previous emails and meetings,ISB Event Team is organizing a music concert named ISB WELCOME NIGHT 2022: PRISMATIC at the University of Economics Ho Chi Minh City on [dd/mm/yyyy] to create a memorable night for active students at ISB and reaffirm the successful record and professionalism of ISB Event Team. This event is fully organized by ISB students and ISB Event Team and sponsored by different organizations. The music concert will feature authoritative figures of ISB and honorable guests, namely singer Phuong Ly, singer MONO, and band 7uppercuts.
First and foremost, we would like to acknowledge your agreement to be our Silver Sponsor for the event. Your products and services are a grand help to us and the music concert would not be complete without [Company X].
As per our previous negotiations, it was revealed that the event will include 600 guests. However, since the demand exceeded our expectations, it has now been upscaled to 1000 guests. It is also the reason why I, as the representative of the External Relations Department of ISB Event Team, am kindly writing this email to request more in-kind items to meet our numbers. We fully understand that this might be a challenge for your company, but we do believe that this can turn out to be a chance for [Company X] to advertise your brand, which, in turn, may increase your influence on such large scales of participants. We request you to please sponsor an additional 400 deals of your food and beverage items, free of the additional cost. Your cooperation will be greatly appreciated and help us suffice the music concert and bring joyful experiences to those who attend. In exchange, we will gladly upgrade your title to become our Gold Sponsor and you are ensured no less than a Silver Sponsor title in our next event (if the contract is made). I enclose herewith our Sponsorship Proposal*, with clear information on the additional benefits you might receive as our Gold Sponsor.
For any further information please contact us via this email address or through our Fanpage Ban Phong Trào Đoàn Viện ISB - ISB Event Team* or visit us at our website.
We appreciate your response, and we look forward to receiving your favorable response.
Regards, Du Nguyen Nam Anh (Mr.) Event organizer. ISB Event Team, ISB. Contact no. and Signature… --- NOTE: *: hyperlink required. |
SECOND DEPARTMENT (Optional) | |
| Choose your SECOND ASPIRATION | None |
| Signature | NamAnh |