1st Department: External Relations (ER) 2nd Department: None (1) Các công ty phù hợp để tài trợ là: (2) Thân gửi anh/chị công ty X, Em là Nguyễn Lan Anh – đại diện đến từ ISB Event Team. Chỉ còn chưa đầy hai tuần nữa là đến sự kiện ISB GO 2023 – sự kiện thường niên trong chuỗi hoạt động chào đón tân sinh viên ISB được tổ chức nhằm giúp các bạn sinh viên có thêm khám phá và trải nghiệm thành phố. Em tin rằng đây sẽ là cơ hội đặc biệt để thể hiện sự quan tâm tới các bạn sinh viên qua các hình ảnh và sản phẩm của công ty. Chúng em rất mong anh/chị dành chút thời gian để đọc qua Kế hoạch tài trợ của chúng em. Nếu được em mong anh/chị có thể sắp xếp một buổi gặp mặt để có thể thảo luận kỹ hơn về sự kiện này. Dưới đây em xin gửi lại Kế hoạch tài trợ ở phần đính kèm email để anh/chị có thể hiểu rõ hơn về những giá trị mà chúng em mang lại thông qua sự kiện. Chúng em rất mong nhận được sự quan tâm và hợp tác từ phía anh/chị. Em xin chân thành cám ơn, Lan Anh. (3) https://www.canva.com/design/DAFXeCxITdw/1ViG-MM6bB_zLYvxQbzySA/view?utm_content=DAFXeCxITdw&utm_campaign=designshare&utm_medium=link&utm_source=publishsharelink Thân gửi anh/chị công ty X, Em là Nguyễn Lan Anh – đại diện đến từ ISB Event Team. Trước đó anh/chị đã tài trợ cho chúng em hiện vật tri giá 10 triệu đồng. Do số lượng của sinh viên đã tăng lên nên hiện tại số lượng quà tặng không đủ. Vì vậy nên em viết mail này xin được công ty mình tài trợ thêm hiện vật. Đối với việc tài trợ này, em tin rằng đây sẽ là cơ hội đặc biệt để thể hiện sự quan tâm và đầu tư cho công ty mình tới các thế hệ trẻ. Qua đó quảng bá hình ảnh của công ty với sinh viên thông qua các đơn vị truyền thông. Chúng em rất mong muốn anh/chị có thể dành chút thời gian sắp xếp một buổi gặp mặt để có thể thảo luận kĩ hơn về chương trình âm nhạc này ạ. Dưới đây, em xin gửi anh/chị Kế hoạch hợp tác của chương trình ở phía cuối email để bên anh có thể hiểu được rõ hơn về những giá trị mà chương trình này mang lại ạ. Chúng em rất mong nhận được sự quan tâm và hợp tác đến từ phía anh/chị. Sự đóng góp, ủng hộ của công ty mình chắc chắn sẽ là nguồn khích lệ và hỗ trợ to lớn dành cho chương trình. Để có thể chuẩn bị tốt nhất cho chương trình, em rất mong nhận được hồi âm từ anh trước 16 giờ ngày 12 tháng 1 năm 2023. Thay mặt BTC chương trình, em xin chân thành cảm ơn và chúc anh một ngày tốt lành. Thân mến, Lan Anh. Application for: 5093
Gender Female Program ISB.BBUS Year in University 1st year Means of Transportation Bus How did you know this Recruitment? Social Media Platforms Hobbies Từ khi lên Đại học em gặp vấn đề về cân bằng việc học với các việc cá nhân của mình. Khi căng thẳng quá hay có thời gian thì em sẽ dọn nhà, sắp xếp lại các đồ dùng cần thiết. Vậy nên em nghĩ dọn nhà cũng là một sở thích khá hay. 1. SKILLS:
a. Design & Edit N/A b. Photography N/A c. Microsoft Office Em thành thạo Word, Excel, Powerpoint. Nếu chỉnh sửa slides thì em hay dùng canva hơn. d. Technical skills N/A e. Special abilities Em nghĩ em có năng khiếu diễn kịch, đặc biệt là những vai ác hay đanh đá tại do mặt em bình thường nhìn hơi dữ. f. Soft skills Năm cấp Ba em may mắn được tham gia và trải nghiệm nhiều CLB khác nhau nên em cũng có những kỹ năng mềm nhất định:
- Kỹ năng giao tiếp: em từng đại diện CLB đi xin tài trợ cho chương trình, thuyết trình trước đám đông và em cũng giỏi lắng nghe người khác.
- Teamwork: em tin là mình khá tốt kỹ năng này vì khi tham gia các hoạt động em đều làm việc với team của mình để chương trình được diễn ra thành công nhất.
- Leadership: em từng là leader của Ban Tài chính - Hậu cần của 1 CLB trường THPT và từng là bí thư của lớp nên em biết cách nói chuyện và làm việc với mọi người.
- Khả năng thích nghi: em hòa nhập và thích nghi môi trường rất nhanh nhưng cần chút thời gian để cân bằng mọi việc.
- Problem-solving: Lúc làm việc với CLB tụi em cũng có xảy ra những mâu thuẫn nhất định và em luôn cố gắng tìm ra cách nói chuyện và giải quyết vấn đề đó.g. Other skills N/A 2. PERSONALITY:
a. How do you describe yourself? Em là một người nhìn bề ngoài thì khá dữ và khó tính nhưng thật chất em rất vui vẻ, hòa đồng với bạn bè. Em thích gặp gỡ, học hỏi từ những người bạn mới và lắng nghe câu chuyện của họ. Điều này đặc biệt hữu ích khi em mới tới môi trường lạ, em có thể dễ dàng nói chuyện với mọi người xung quanh. Có lẽ vì vậy mà ở cấp Ba em đã có cơ hội trải nghiệm nhiều CLB và đóng góp một phần không nhỏ để xây dựng nên CLB đó. b. What are your strengths and weaknesses? Điểm mạnh lớn nhất của em là luôn sẵn sàng làm việc khi cần thiết. Em không ngại thử các cơ hội và thử thách mới để khám phá thêm về bản thân mình. Khi nhận được nhiệm vụ mới em luôn cố gắng hết sức để hoàn thành nó và em sẽ rất vui nếu mang lại kết quả tốt cho nhiệm vụ đó. Ngoài ra em là người đồng cảm, biết lắng nghe và cảm nhận câu chuyện của người đối diện.
Em thường gặp khó về việc quản lý thời gian. Bình thương em hay mất cân bằng giữa việc học và việc tham gia CLB. Dù vậy em vẫn cố gắng để hoàn thành tốt và cân bằng các việc trên.c. Which Extra-curricular activities did you join in the past? Năm cấp Ba em có cơ hội tham gia 4 hoạt động khác nhau với các vị trí khác nhau:
- Creative - Building Project Club (2020 - nay): em tham gia hầu hết các hoạt động của Creative trừ các hoạt động từ tháng 10/2022 trờ lại đây. Em giữ vị trí Trưởng ban Tài chính - Hậu cần trong các sự kiện.
- APEA - Quỹ vì trẻ em (2020 - nay): em giữ vị trí Ban HR. Khi APEA có các sự kiện em không chỉ tham gia lên kế hoạch mà còn cùng mọi người làm việc để mang lại kết quả tốt nhất.
- English Club for Humans of Long Thành (2020 - 2022): đến tháng 8/2022 em là alumni của CLB. Em tham gia với vai trò là thành viên của ban Event.
- Đoàn trường THPT Long Thành (2019 - 2021): em tham gia với vai trò là Ủy viên Ban Chấp hành.
Các hoạt động trong các sự kiện khác nhau giúp em học hỏi được nhiều điều về cách lên kế hoạch, sắp xếp tổ chức các chương trình sao cho hợp lý và ngày diễn ra chương trình được diễn ra suôn sẻ nhất. Ngoài ra em đã dám bước ra vùng an toàn, thử sức với những điều mới lạ, học cách quản lý bản thân và quản lý thời gian sao cho hiệu quả nhất.3. UNDERSTANDING OF ISB EVENT TEAM:
a. What do you know about ISB Event Team? Lần đầu em biết đến Event Team là qua chị của em rủ em đi ISB Go. ISB Event Team là Ban Phong trào Đoàn viện ISB được thành lập từ năm 2016 với 3 Ban chính, sau này mới thành lập thêm ban HR. Event Team có rất nhiều sự kiện hay mang đến nhiều trải nghiệm mới cho các bạn sinh viên ISB. Event Team có các sự kiện thường niên chính như là ISB Go nhằm tạo điều kiện cho các tân sinh viên có cơ thêm khám phá thành phố, gặp gỡ và kết nối với các anh chị, các bạn; ISB Welcome Night nhằm chào đón các bạn tân sinh viên; ISB Team Building nhằm giúp cho các bạn sinh viên giải tỏa sau những giờ chạy deadline và giúp các bạn có thêm nhiều trải nghiệm mới thời sinh viên. b. Why did you decide to apply to become a collaborator of ISB Event Team? Em tin rằng Event Team là một trong những mảnh ghép còn thiếu trong thời sinh viên của em. Em đã theo dõi các hoạt động của ET từ lúc vào ISB và có điều gì đó thôi thúc khiến em phải đăng ký vào Event Team. Các sự kiện của Event Team sẽ giúp em có thêm kinh nghiệm và trải nghiệm hơn khi làm việc với các anh chị, các bạn và hơn hết, em tin em sẽ đóng góp một phần để cùng các anh chị, các bạn tạo nên thành công trong các sự kiện sắp tới. 4. ADDITIONAL QUESTIONS:
a. List all the steps that you think are necessary to hold an event. Which is the most important? Why? Có một số bước em nghĩ rất quan trọng như là:
- Mục đích của event là gì và số lượng người mình muốn là bao nhiêu.
- Các hoạt động chính trong event là gì, ai sẽ là người dẫn dắt các hoạt động đó.
- Tìm kiếm và liên hệ các nhà tài trợ cho event.
- Lên một bảng kế hoạch chi tiết về các hoạt động, người tham gia, người phụ trách hoạt động, timeline cho event (Master plan)
- Promote and promote: ý em là tạo ra các ưu đãi cho người mua vé sớm.
- Kế hoạch dự phòng.
- Trao đổi và thống nhất kỹ với các nhà tài trợ, MC...
Em nghĩ việc quan trọng nhất là "Lên một bảng kế hoạch chi tiết về các hoạt động, người tham gia, người phụ trách hoạt động, timeline cho event (Master plan)" vì để chương trình diễn ra suôn sẻ và thành công nhất cần có sự chi tiết và kỹ lưỡng trong các bảng phân công công việc. Nhờ bảng phân công này (Master plan) thì mọi người đều nắm được công việc và phối hợp với nhau một cách ăn ý nhất.b. Are you currently joining any clubs or organizations? Hiện tại em vẫn đang tham gia các CLB ở cấp Ba là Creative - Building Project Club và APEA - Quỹ vì trẻ em. c. If you join ISB Event Team as an official collaborator, how many hours a week would you devote to the work? 14 PART 3: DEPARTMENT
Please choose your FIRST DEPARTMENT ASPIRATION: External Relations (ER) EXTERNAL RELATIONS
I. GENERAL KNOWLEDGE:
Please give your short answer to each of the following questions
1. What do you know about the importance of External Relations Department in clubs and organizations? ER quan trọng vì đây là Ban cầu nối giữa ET và các nhà tài trợ lớn trong suốt các sự kiện và hành trình của mình. ER xây dựng các mối quan hệ bên ngoài ET để giúp mở rộng các cơ hội hợp tác và phát triển. Ngoài ra còn giúp nâng cao danh tiếng khi tổ chức các sự kiện lớn. 2. In your opinion, what will be a day working as an ER member? Một ngày làm việc của ER là tìm kiếm những cơ hội hợp tác mới và duy trì mối quan hệ với các nhà tài trợ thường niên. Ngoài ra, ER còn lên kế hoạch tạo ra các gói tài trợ, giao tiếp với các nhà tài trợ. Em nghĩ khi có sự kiện diễn ra thì ER còn tham gia lên kế hoạch và tổ chức sự kiện. 3. Why do you think the External Relations Department is suitable for you? Em đang tìm kiếm các cơ hội phát triển kỹ năng mềm của mình, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp và ứng xử trước người giỏi hơn mình. Công việc em muốn sau này liên quan đến việc giao tiếp nên em nghĩ ER là nơi lý tưởng để em làm việc, học hỏi các kinh nghiệm, trải nghiệm của các anh chị đi trước. 4. What do you expect to receive if you become a part of ER Department? Em mong được mở rộng các mối quan hệ và tìm ra bản thân mình khi tham gia ER. 5. Tell us about a situation when you found it particularly challenging to persuade someone and how you managed to do so. What lesson can you learn from that experience? Trước khi diễn ra Escape Room - một sự kiện do Creative - Building Project Club, em là người đi cùng một bạn khác đi xin tài trợ của nhà sách Nguyễn Đình Chiểu ở Long Thành. Ban đầu theo kế hoạch thì bạn đó sẽ là người nói nhưng khi em tới thì bạn hồi hộp và giao nhiệm vụ cho em. Lúc đó em gần như phải tự xử lý tất cả, thuyết phục cô tài trợ cho CLB. Cô khá lớn tuổi và không am hiểu về việc tài trợ nên hỏi lại rất nhiều lần. Cô phân vân về việc tụi em là ai, tại sao phải tài trợ dù em đã thuyết phục nhiều lần. Sau đó cô bảo em gửi lại mail cho con gái cô để con cô đọc.
Từ việc này em rút ra rằng dù là vai trò như thế nào khi đến gặp nhà tài trợ cũng nên chuẩn bị thật kỹ các bảng kế hoạch của chương trình. Lúc nói thì nên nói từ từ để nhà tài trợ nắm được ý chính và nói rõ về việc họ sẽ nhận được gì khi tài trợ thay vì nói về việc họ phải làm gì.II. SKILL EVALUATION:
Please give your short answer to each of the following questions
1. Suppose that you are finding sponsors for ISB GO 2023 (ISB GO - An annual event in an activity series for welcoming ISB's freshmen organised as a city tour, with participants travelling to famous destinations in Ho Chi Minh City). 2. For example, a company sponsors you with many benefits but the outcome of the sponsorship does not satisfy their expectations. What will be your solutions, and what can you do to avoid such a situation? Đầu tiên là về giải pháp, vấn đề này phải phụ thuộc vào tình hình lúc đó của mình và công ty nữa. Nếu chỉ là tài trợ trong một dự án lần này và không tài trợ cho những lần khác nữa, thì mình phải nhận lỗi về bản thân và nếu được thì giải thích và xin lỗi công ty sao cho hợp tình hợp lí, rút kinh nghiệm cho những lần hợp tác sắp tới cùng các công ty khác. Còn nếu công ty này hợp tác lâu dài và sau này còn nhiều lần tài trợ nữa thì rõ ràng là mình phải xem xét và điều chỉnh lại về những việc làm của mình, lúc này nên đặt mục tiêu của công ty tài trợ lên trước. Nếu thật sự mục tiêu của công ty ấy quá sức với mình mặc dù họ đã bỏ ra rất nhiều vốn, thì lần sau mình có thể thương lượng lại với bên công ty, hoặc sẵn sàng từ chối không hợp tác nữa, sau đó tìm một công ty tài trợ khác phù hợp hơn; còn nếu vẫn nằm trong khả năng của mình thì lần sau phải dốc sức làm cho được, phải biết được công ty họ cần gì, họ muốn gì và mình sẽ làm gì để đạt được điều đó. Đó cũng là cách để tránh khỏi tình huống ấy khi nhận được tài trợ từ bên phía công ty. 3. Assume that ISB Event Team is planning a music concert for 600 students, and that ER has succeeded in securing a sponsor. Our sponsor is company X, a business that specialises in the food and beverage industries. They chose to sponsor us with a ten million VND worth in-kind sponsorship package, and we agreed to designate them as a Silver sponsor. However, after that negotiations, the event was upscaled to 1000 students, therefore the quantity of gifts were insufficient. Please send company X an email asking them to provide more in-kind items (The title can be upgraded to Gold Sponsor). SECOND DEPARTMENT (Optional)
Choose your SECOND ASPIRATION None